Como funciona o controle da DEFIS do Simples Nacional no ID Tributos
Diferente das apurações mensais do PGDAS-D, a DEFIS é uma declaração anual. No menu DEFIS, você escolhe o ano-calendário (por padrão, o ano anterior) e vê todas as empresas em uma só tabela.
Status por empresa: pendente, preparada ou transmitida
A tabela mostra, para cada empresa, o status da declaração (Pendente, Preparada ou Transmitida), a receita anual consolidada e o prazo. Você enxerga de cara quanto da carteira ainda falta entregar.
Prazo de 31/03 sempre à vista
A partir de janeiro, a coluna de prazo exibe o aviso “Prazo 31/03”. Se o prazo passar e a DEFIS ainda não tiver sido transmitida, o aviso fica vermelho.
Receita e folha consolidadas automaticamente
Ao clicar em Preparar (ou Revisar), o sistema abre a tela de edição com o que já sabe do ano: a receita mês a mês, vinda das apurações ou do faturamento mensal, e a folha de pagamento. Nada de somar doze meses em planilha.
Campos de preenchimento manual
O que o sistema não tem fica para preenchimento manual: número de empregados no início e no fim do ano, ganho de capital e lucro contábil. São poucas informações, concentradas em uma tela.
Entrega da DEFIS e registro do recibo
O objetivo do módulo é garantir que nenhuma empresa fique sem declaração e que o escritório tenha o registro de cada entrega.
Transmissão pela Serpro ainda não disponível
A transmissão automática da DEFIS via Serpro ainda não está disponível, porque não há serviço documentado para ela no Integra Contador. O botão de transmissão aparece desabilitado, marcado como “em breve”, até que o serviço seja liberado.
Entregue no portal e registre o número do recibo
Enquanto isso, entregue a DEFIS no portal PGDAS-D/DEFIS e registre no sistema o número do recibo. Esse registro marca a declaração como Transmitida e dá baixa no alerta anual da empresa.
Alerta da auditoria de janeiro a março
A auditoria reforça o controle: de janeiro a março, as empresas ativas sem a DEFIS do ano anterior transmitida aparecem com alerta e um atalho direto para a tela DEFIS.
DEFIS dentro do PGDAS-D a partir de 2027. A Resolução CGSN 190/2026 revoga, a partir de 01/01/2027, o artigo da Resolução CGSN 140/2018 que trata da DEFIS: as informações anuais passam a ser prestadas uma única vez no próprio PGDAS-D, entre janeiro e março. A consolidação da receita e da folha do ano continua sendo o trabalho que este módulo adianta. Entenda em DEFIS: prazo e como fazer.
Registre o recibo. Sem o número do recibo registrado, a empresa continua como não transmitida e segue aparecendo com alerta na auditoria de janeiro a março.
Apurações em dia facilitam a DEFIS. A receita anual vem das apurações ou do faturamento mensal. Com os doze meses fechados no sistema, preparar a DEFIS vira uma conferência rápida.
Status da DEFIS no ID Tributos
| Status | O que significa |
|---|---|
| Pendente | A declaração do ano ainda não foi preparada |
| Preparada | Dados consolidados e campos manuais revisados, aguardando entrega |
| Transmitida | Número do recibo registrado; o alerta anual da empresa é baixado |
Como preparar e registrar a DEFIS de cada empresa
- Abra o menu DEFIS e escolha o ano-calendário.
- Na linha da empresa, clique em Preparar (ou Revisar).
- Confira a receita mês a mês e a folha de pagamento consolidadas pelo sistema.
- Preencha os campos manuais: empregados no início e no fim do ano, ganho de capital e lucro contábil.
- Entregue a declaração no portal PGDAS-D/DEFIS até 31 de março do ano seguinte.
- Registre o número do recibo no ID Tributos para marcar a DEFIS como Transmitida.