Como funciona o cadastro de empresas do Simples Nacional no ID Tributos
No menu Empresas ficam todas as empresas do escritório. Para cadastrar uma nova, clique em Nova Empresa. Cada campo da ficha tem um papel direto no cálculo do DAS, na auditoria ou na transmissão.
Busca dos dados do CNPJ na Receita Federal
Digite o CNPJ e clique em Buscar dados do CNPJ. O sistema consulta os dados públicos da Receita e preenche Razão Social, Nome Fantasia, UF, Município e os CNAEs. Você só confere e ajusta. O e-mail informado é o usado para enviar a apuração ao cliente.
Regime de apuração: competência ou caixa
O Regime de Apuração é obrigatório. No regime de competência, a receita conta no mês da emissão da nota. No regime de caixa, conta no mês do recebimento. É esse campo que define qual valor entra na apuração de cada mês.
Anexo padrão, Fator R e empresa ativa
Escolha o Anexo Padrão da empresa e marque Sujeito ao Fator R quando a tributação depende da folha de pagamento, alternando entre os Anexos III e V. A opção Ativo inclui a empresa nos fechamentos mensais.
Regime IBS/CBS a partir de 2027
O card Reforma Tributária (2027) registra como a empresa vai tratar o IBS e a CBS: no DAS, o padrão do Simples, ou pelo regime regular, fora da guia. O campo Observação guarda o protocolo da opção ou a data da decisão tomada com o cliente. Veja o módulo Reforma.
Diagnóstico cadastral da empresa
Ao editar a empresa, o botão Atualizar dados do CNPJ alimenta o card Diagnóstico Cadastral: situação cadastral, opção pelo Simples Nacional, MEI, data de abertura, natureza jurídica, capital social e lista de CNAEs. Um selo vermelho avisa quando a empresa não consta como optante do Simples.
Competência inicial de responsabilidade
Quando o escritório assume uma empresa no meio do caminho, esse campo diz a partir de qual mês o ID Tributos é o responsável. Competências anteriores ficam bloqueadas para transmissão. Assim você não gera, por acidente, uma retificadora sobre a declaração que outro sistema já entregou.
Atividade mista, matriz e filiais no cadastro da empresa
Alguns casos pedem mais do que o anexo padrão. O cadastro trata esses cenários de forma explícita, porque é neles que o erro de enquadramento costuma aparecer.
Empresa que vende e presta serviço
Uma empresa pode ter receita de mais de um anexo na mesma competência, como uma academia que também vende suplementos. O sistema aplica a tabela de cada natureza, cada uma com a sua alíquota, e soma. Para isso a ficha mostra, só quando faz sentido, o campo Anexo da mercadoria (revenda ou indústria) em empresa de serviço, ou o Grupo do serviço (sujeito ao Fator R, Anexo III direto ou Anexo IV) em empresa de comércio ou indústria.
O sistema pergunta em vez de adivinhar
O ID Tributos não tem como saber qual é o anexo da natureza que não é a principal. Por isso, sem essa informação, ele para e pergunta. É melhor do que chutar um anexo e deixar o erro aparecer só numa fiscalização, com juros.
Alíquota efetiva em empresa mista
Na tela da apuração, a “Alíquota Efetiva” de uma empresa mista é a do anexo principal. Multiplicar a receita total por ela dá um valor errado. O valor correto a pagar é sempre o do campo VALOR DAS.
Matriz e filiais: cada CNPJ ocupa uma vaga
Cada estabelecimento tem busca de notas, certificado e importação próprios. Por isso cada CNPJ, filial incluída, ocupa uma vaga no limite de empresas da licença. O ISS é do município do estabelecimento, então o código IBGE da cidade de cada um é obrigatório para transmitir.
Quando a filial bloqueia a transmissão
Filial em UF diferente da matriz, ou em anexo diferente, ainda bloqueia a transmissão pelo sistema. Nesses casos, a competência é transmitida manualmente no portal do Simples Nacional.
Certificado A1, autorização Serpro, faturamento e folha na ficha
Além dos dados cadastrais, a ficha concentra o que alimenta a automação e o cálculo: o certificado digital, a forma de autorização junto à Receita e o histórico de receitas e folha.
Certificado digital A1 cifrado no cofre
No card Certificado Digital (A1), o administrador envia o arquivo .pfx ou .p12 com a senha. Arquivo e senha ficam cifrados no cofre. O certificado permite a busca automática de notas na SEFAZ, a busca de NFS-e e a autorização junto à Serpro. O sistema mostra a validade e alerta quando faltam 30 dias ou menos para vencer.
Autorização Serpro: certificado próprio ou procuração e-CAC
A integração Serpro (Integra Contador) já vem configurada no produto: o escritório não cadastra credenciais da Serpro. Para cada cliente, o campo Autorização Serpro oferece três modos: Automático (usa o A1 do cofre se houver; senão, a procuração do e-CAC), Forçar certificado próprio (o Termo de Autorização é assinado com o A1 da empresa) ou Forçar procuração e-CAC. Na procuração, a empresa outorga poderes no e-CAC para o CNPJ do produto, 66.103.206/0001-55, e o escritório atua sem precisar do certificado dela.
Faturamento manual, por XML ou declarado na RFB
Em Adicionar/Editar Faturamento você registra a receita de um mês (valor competência, valor caixa e valor exterior). Cada linha mostra a origem: Manual, XML (calculada das notas) ou RFB. O botão Importar faturamento declarado (RFB) traz os 12 meses declarados no PGDAS-D sem sobrescrever os lançamentos manuais. O card exibe o RBT12 e um gráfico dos últimos 12 meses.
Receitas manuais: locação e outras
Receitas sem nota fiscal entram em Adicionar Receita Manual, com competência, tipo, anexo, valor e descrição. A locação de bens móveis é tributada sempre pelo Anexo III. As demais usam o anexo informado ou o anexo padrão da empresa.
Folha de pagamento e cálculo do Fator R
O card Folha de Pagamento (Fator R) aparece só nas empresas sujeitas ao Fator R. Lance o valor total da folha do mês, com salários, pró-labore, encargos (INSS patronal) e FGTS. O sistema calcula a folha dos 12 meses dividida pelo RBT12 e mostra o anexo aplicável: III se o resultado for igual ou maior que 28%, V se for menor. Para simular antes, use a calculadora do Fator R.
Preencha a competência inicial logo na entrada do cliente. É a proteção contra retificar por acidente uma competência que não é do seu escritório. Transmitir um mês já entregue por outro sistema geraria uma retificadora, com efeito cascata nos períodos seguintes.
Sem certificado da empresa? Use a procuração. Se o cliente não tem certificado A1, ele pode outorgar procuração eletrônica no e-CAC para o CNPJ 66.103.206/0001-55. Depois, marque a autorização como “Forçar procuração e-CAC” na ficha.
Formas de autorização da empresa junto à Serpro
| Modo | Como funciona |
|---|---|
| Automático | Usa o certificado A1 do cofre, se houver; senão, a procuração do e-CAC |
| Forçar certificado próprio (Termo) | O Termo de Autorização é assinado com o A1 da empresa |
| Forçar procuração e-CAC (sem Termo) | Ignora o certificado e usa a procuração eletrônica outorgada ao CNPJ 66.103.206/0001-55 |
Como cadastrar uma empresa do Simples Nacional passo a passo
- Abra o menu Empresas e clique em Nova Empresa.
- Digite o CNPJ e clique em Buscar dados do CNPJ para preencher os dados da Receita.
- Confira Razão Social, Nome Fantasia, e-mail, UF e Município.
- Escolha o Regime de Apuração (competência ou caixa) e o Anexo Padrão; marque Sujeito ao Fator R e Ativo quando for o caso.
- No card Reforma Tributária (2027), escolha o regime IBS/CBS e registre a observação da decisão.
- Clique em Criar Empresa e depois complete competência inicial, certificado A1, autorização Serpro, faturamento e folha.