A DEFIS do Simples Nacional (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) reúne, uma vez por ano, dados econômicos e fiscais da empresa optante sobre o ano anterior. Até o ano-calendário 2025, o prazo era 31 de março do ano seguinte. A partir de 01/01/2027, pela Resolução CGSN 190/2026, essas informações passam a ser prestadas dentro do PGDAS-D, entre janeiro e março, e a DEFIS deixa de ser uma declaração separada. Para o escritório contábil, o desafio não é a declaração em si, mas reunir os dados de toda a carteira no primeiro trimestre, junto com as demais obrigações do período.
Este guia explica o que é a DEFIS, o que muda em 2027, o que ela pede e como fazer a entrega antes do prazo.
O que é a DEFIS e quem precisa entregar
A DEFIS substituiu a antiga declaração anual do Simples Nacional. Ela é obrigatória para as microempresas e empresas de pequeno porte optantes, inclusive as que ficaram sem movimento no ano. O MEI está fora: ele tem declaração própria, a DASN-SIMEI.
A entrega é feita no mesmo aplicativo do PGDAS-D, no Portal do Simples Nacional. Situações especiais, como extinção, cisão ou incorporação da empresa, têm prazos próprios, diferentes do prazo geral de março.
DEFIS e PGDAS-D: qual a diferença
As duas obrigações convivem, mas têm papéis diferentes:
| PGDAS-D | DEFIS | |
|---|---|---|
| Periodicidade | Mensal | Anual |
| Função | Calcular o Simples da competência e gerar o DAS | Declarar informações socioeconômicas e fiscais do ano |
| Base | Receita bruta do mês e RBT12 | Consolidação do ano-calendário |
| Prazo | Até o dia 20 do mês seguinte | Janeiro a março do ano seguinte (a partir de 2027, dentro do PGDAS-D) |
Na prática, a DEFIS depende de o PGDAS-D do ano estar em ordem. As receitas mensais já foram declaradas; a DEFIS acrescenta dados que o PGDAS-D não pede.
Informações exigidas na DEFIS
Além da consolidação das receitas do ano, a DEFIS pede informações que normalmente não passam pela rotina mensal do fechamento. Entre elas:
- Número de empregados no início e no fim do ano-calendário;
- Ganho de capital obtido no período;
- Lucro contábil, quando a empresa mantém escrituração contábil;
- Rendimentos e lucros distribuídos aos sócios, com a participação de cada um;
- Saldos de caixa e bancos e outros dados por estabelecimento.
O conjunto exato de campos depende da situação de cada empresa. O importante é saber que parte dessas informações está fora do sistema fiscal — com o departamento pessoal, com a contabilidade ou com o próprio cliente — e precisa ser pedida com antecedência.
Folha e receita ajudam, mas não bastam. A receita mês a mês e a folha de pagamento já estão nas apurações do ano. Número de empregados, ganho de capital e lucro contábil, em geral, precisam ser levantados à parte.
Como preparar a DEFIS ao longo do ano
Quem deixa tudo para março acumula pendências justamente no período mais cheio do escritório. Algumas práticas reduzem o trabalho:
- Feche as apurações mensais sem pendência. Receita conferida mês a mês é a base da consolidação anual.
- Mantenha a folha de pagamento registrada. Ela já é necessária para o Fator R e ajuda a consolidar o ano.
- Anote eventos relevantes quando acontecerem: venda de bens do ativo (ganho de capital), admissões e demissões, distribuição de lucros.
- Peça os dados ao cliente em janeiro. Um checklist simples por empresa evita a corrida da última semana de março.
- Acompanhe o status da carteira: quais empresas estão pendentes, quais estão preparadas e quais já foram entregues.
Prazo da DEFIS 2027 (ano-calendário 2026)
Pela regra que valeu até agora, a DEFIS era entregue em módulo do aplicativo PGDAS-D até 31 de março do ano seguinte ao dos fatos geradores (Resolução CGSN 140/2018, art. 72, § 1º). Nas situações especiais (incorporação, cisão, extinção ou fusão), o prazo era o último dia de junho, se o evento ocorresse no primeiro quadrimestre, ou o último dia do mês seguinte ao do evento nos demais casos.
A Resolução CGSN 190/2026 revoga o art. 72 com efeitos a partir de 01/01/2027 e inclui o art. 38-B na Resolução CGSN 140/2018:
- anualmente, o PGDAS-D passa a conter as informações socioeconômicas e fiscais do ano-calendário anterior;
- essas informações são prestadas uma única vez no PGDAS-D, no período de janeiro a março, mesmo que a empresa não tenha tido movimento;
- em incorporação, cisão, extinção ou fusão, as informações vão no PGDAS-D do mês em que ocorreu o evento;
- os documentos que fundamentaram as informações devem ser guardados enquanto não decorrido o prazo decadencial.
Na prática, as informações do ano-calendário 2026 devem ser prestadas entre janeiro e março de 2027, já no novo formato. O calendário do escritório não muda muito: o trabalho continua concentrado no primeiro trimestre. Acompanhe o Portal do Simples Nacional para ver como o novo bloco anual vai aparecer no aplicativo.
O nome muda, o trabalho não. A Receita Federal informou que a DEFIS “deixa de ser uma obrigação separada”. Os dados de empregados, sócios, ganho de capital e lucros continuam sendo pedidos, então a preparação ao longo do ano segue valendo.
Consequências do atraso na DEFIS
A entrega depois do prazo sujeita a empresa a multa por atraso, calculada conforme a Lei Complementar 123/2006, com valor mínimo por declaração. A legislação prevê redução da multa quando a entrega é feita espontaneamente, antes de qualquer procedimento de ofício. Declarações entregues com informações incorretas ou omitidas também podem ser multadas.
Não espere a última semana. Em uma carteira grande, a diferença entre entregar em dia e atrasar costuma estar em poucas empresas com informação faltando. Identifique essas empresas cedo.
Como fazer a DEFIS passo a passo
O caminho geral, no modelo que valeu até o ano-calendário 2025, é o mesmo para todas as empresas. A partir de 2027, os mesmos dados passam a ser informados no bloco anual do PGDAS-D:
- Acesse o aplicativo PGDAS-D e DEFIS no Portal do Simples Nacional, com certificado digital ou código de acesso.
- Escolha o ano-calendário da declaração.
- Preencha as informações econômicas e fiscais da empresa e dos sócios.
- Revise e transmita.
- Guarde o recibo de entrega.
Antes de transmitir, confira se a receita anual consolidada nos seus controles bate com a soma dos PGDAS-D transmitidos no ano. Uma divergência nesse ponto normalmente indica uma competência declarada com erro, que deve ser revisada no PGDAS-D daquele mês antes da entrega da declaração anual. Se precisar corrigir algo depois da entrega, a DEFIS pode ser retificada no mesmo aplicativo.
A DEFIS é uma das obrigações anuais do regime. Para ver o conjunto (PGDAS-D mensal, notas fiscais, DIFAL e livros), leia o guia de obrigações acessórias do Simples Nacional e o passo a passo do PGDAS-D.
Como o ID Tributos ajuda a consolidar a DEFIS
No menu DEFIS, você escolhe o ano-calendário (por padrão, o ano anterior) e vê, por empresa, o status (Pendente, Preparada ou Transmitida), a receita anual consolidada e o prazo. A partir de janeiro aparece o aviso “Prazo 31/03”, que fica vermelho se o prazo passar e a DEFIS ainda não tiver sido transmitida.
Os botões Preparar e Revisar abrem a tela de edição. O sistema consolida automaticamente o que já sabe do ano — a receita mês a mês, vinda das apurações ou do faturamento mensal, e a folha de pagamento. Os campos que o sistema não tem ficam para preenchimento manual: número de empregados no início e no fim do ano, ganho de capital e lucro contábil.
A transmissão automática via Serpro ainda não está disponível para a DEFIS. Por isso, a declaração é entregue no portal PGDAS-D/DEFIS e o número do recibo é registrado no sistema, o que marca a declaração como Transmitida e dá baixa no alerta anual. De janeiro a março, a Auditoria reforça o controle: empresas ativas sem a DEFIS do ano anterior transmitida aparecem com alerta e um atalho para a tela DEFIS.
Conteúdo informativo, atualizado na data de publicação. Normas tributárias mudam: confirme sempre na legislação vigente e com o contador responsável.