Como o ID Tributos apoia a LGPD no escritório contábil
Três telas atendem à Lei Geral de Proteção de Dados, e as três são registro: existem para provar o que aconteceu, e não só para dizer que existe uma política.
Trilha de acessos a dados
Mostra quem viu dado de qual cliente, e quando. É a trilha de auditoria que responde a um titular ou a uma fiscalização com fatos, não com memória.
Termos e aceites
Registra qual versão do termo cada usuário aceitou, e em que data. Quando o termo muda, fica claro quem aceitou o quê.
Registro de incidentes
Guarda o incidente com dado pessoal e as empresas afetadas. É o que a lei pede em caso de vazamento: saber o que aconteceu e com quem.
Política de privacidade acessível
A política de privacidade do sistema fica no menu do usuário, disponível para todos os papéis, inclusive o cliente.
Registros de LGPD que não se apagam, de propósito
Trilha que o próprio sistema apaga não serve de trilha. Por isso os três registros de LGPD não podem ser excluídos.
Sem botão de apagar
Acessos, aceites e incidentes ficam preservados. Ninguém no escritório consegue limpar o histórico para esconder um acesso ou um incidente.
Licença com registro de LGPD vira Cancelada
Uma licença com qualquer registro de LGPD não pode ser excluída. O caminho é mudar o status para Cancelada, que fecha o acesso e preserva tudo.
Trilha de decisões fiscais e acessos de suporte
Governança não é só dado pessoal. Também importa saber por que uma competência foi apurada de um jeito, e quem entrou no seu ambiente.
Trilha de decisões
Registra as decisões fiscais que alguém tomou contra a sugestão do sistema, como acatar ou recusar uma sugestão de segregação. Serve para responder, meses depois, “por que esta competência foi apurada assim?”.
Acesso de suporte registrado
Quando a equipe do ID Tributos entra como suporte para atender o escritório, o acesso fica registrado: quem entrou, em qual escritório e quando.
Trilha de alterações
Quem mudou o quê
A trilha de alterações registra quem alterou cada dado e quando. Ela é consultada pelo suporte do ID Tributos, a pedido do escritório, para provar numa divergência que a mudança não foi do sistema. Veja trilha de alterações.
Não é possível apagar, e isso é intencional. Os registros de acessos, aceites e incidentes não são apagáveis. Uma licença com registro de LGPD também não pode ser excluída: ela passa para Cancelada, fecha o acesso e preserva o histórico.
Como usar os registros de LGPD no dia a dia
- Como administrador, consulte a trilha de Acessos a dados sempre que precisar saber quem viu informações de um cliente.
- Confira em Termos e aceites se toda a equipe aceitou a versão atual do termo.
- Diante de um incidente com dado pessoal, registre-o em Incidentes com as empresas afetadas.
- Use a Trilha de decisões para explicar ao cliente ou ao fiscal por que uma competência foi apurada daquela forma.