Obrigações acessórias do Simples Nacional: o que entregar, quando e como

As obrigações acessórias do Simples Nacional são as declarações, documentos e livros que a empresa optante precisa entregar ou manter, além de pagar o DAS. As centrais são o PGDAS-D mensal, até o dia 20 do mês seguinte, e as informações anuais da DEFIS. Em volta delas ficam as notas fiscais, os livros e as obrigações estaduais e municipais dos tributos que não passam pela guia única.

Este guia organiza tudo por periodicidade e termina com um calendário que o escritório pode usar como base.

Obrigações mensais: PGDAS-D e DAS

O cálculo do Simples é feito no PGDAS-D, o programa declaratório do Portal do Simples Nacional (Resolução CGSN 140/2018, art. 38). Todo mês, a empresa informa a totalidade das receitas do período, segregadas conforme a natureza de cada uma, e o sistema gera o DAS.

• Prazo: as informações do PGDAS-D devem ser prestadas até o vencimento do DAS, e o DAS vence no dia 20 do mês seguinte ao da receita (Resolução CGSN 140/2018, art. 38, § 2º, e art. 40).
• Natureza: o PGDAS-D é declaratório e constitui confissão de dívida. Declarar errado gera débito ou pagamento a maior, e a correção é feita por retificação do período.
• Empresa sem receita no mês: também precisa transmitir a declaração do período.

O passo a passo, a segregação de receitas e os erros mais comuns estão no guia do PGDAS-D.

Obrigação anual: DEFIS

A DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) reúne dados do ano anterior que o PGDAS-D mensal não pede: número de empregados, rendimentos dos sócios, ganho de capital, lucro contábil, entre outros. Até o ano-calendário 2025, ela foi entregue até 31 de março do ano seguinte.

A partir de 01/01/2027, a Resolução CGSN 190/2026 revoga o artigo da DEFIS e cria o art. 38-B na Resolução CGSN 140/2018: as informações socioeconômicas e fiscais do ano anterior passam a ser prestadas uma única vez no próprio PGDAS-D, entre janeiro e março. Segundo a Receita Federal, a DEFIS deixa de ser uma obrigação separada, mas os dados continuam sendo exigidos. Detalhes em DEFIS: prazo e como fazer.

Documentos fiscais: NF-e, NFC-e e NFS-e padrão nacional

A empresa do Simples emite os documentos fiscais de acordo com as operações que realiza (Resolução CGSN 140/2018, art. 59):

• NF-e e NFC-e para a venda de mercadorias, conforme a legislação do estado;
• NFS-e para serviços sujeitos ao ISS. Para as ME e EPP do Simples, a Resolução CGSN 191/2026 torna obrigatório o Emissor Nacional da NFS-e a partir de 01/11/2026, pela aplicação web ou por API. Veja NFS-e padrão nacional no Simples.

Nos documentos, a optante indica as expressões “DOCUMENTO EMITIDO POR ME OU EPP OPTANTE PELO SIMPLES NACIONAL” e “NÃO GERA DIREITO A CRÉDITO FISCAL DE IPI” (art. 59, § 4º). Quando há direito a crédito de ICMS para o comprador, entra também o texto do art. 60, explicado no artigo sobre crédito de ICMS no Simples Nacional.

Obrigações estaduais: DIFAL e ICMS-ST

Parte do ICMS não passa pelo DAS. Nesses casos, a empresa segue a legislação do estado para recolher e para declarar (Resolução CGSN 140/2018, arts. 73 e 76). Os casos mais frequentes são:

• DIFAL de entrada nas compras interestaduais para uso e consumo ou ativo imobilizado, recolhido em guia estadual própria. Alguns estados, como São Paulo, também tratam de DIFAL em entradas para comercialização ou industrialização;
• ICMS-ST quando a empresa é a substituta tributária, e antecipações exigidas pelo estado. Veja ICMS-ST no Simples Nacional;
• ICMS e ISS fora do DAS quando a receita passa do sublimite de R$ 3,6 milhões, com a apuração normal do estado e do município.

O estado pode exigir declaração específica para essas situações. Confira a regra da UF de cada cliente.

Livros e escrituração fiscal

O art. 63 da Resolução CGSN 140/2018 lista os livros da empresa optante:

• Livro Caixa, com toda a movimentação financeira e bancária;
• Registro de Inventário, com os estoques no fim de cada ano, para contribuintes do ICMS;
• Registro de Entradas, para contribuintes do ICMS;
• Registro dos Serviços Prestados e Registro de Serviços Tomados, para o ISS;
• Registro de Entrada e Saída de Selo de Controle, quando exigido pela legislação do IPI.

O ente da circunscrição pode dispensar parte desses livros. A escrituração contábil, com Livro Diário e Livro Razão, dispensa o Livro Caixa. Quando o município exige a Declaração Eletrônica de Serviços, ela substitui os dois livros de serviços (arts. 74 e 75).

Calendário do escritório para o Simples Nacional

As datas abaixo são as regras gerais confirmadas na legislação. Prazos de estados e municípios variam e devem entrar no calendário de cada cliente.

A opção pelo regime regular do IBS e da CBS está explicada em IBS e CBS pelo regime regular (CGSN 190/2026). Obrigações trabalhistas e previdenciárias da folha seguem regras próprias e ficam fora deste guia.

Como o ID Tributos ajuda a cumprir as obrigações acessórias

O ID Tributos concentra a rotina do fechamento do Simples. No Painel do DAS, a transmissão do PGDAS-D e a emissão do DAS são feitas pelo Serpro Integra Contador, com conferência obrigatória na Receita antes de transmitir e DAS em lote para a carteira.

• No módulo DEFIS, você acompanha por empresa o status da declaração anual e a receita consolidada do ano. De janeiro a março, a Auditoria avisa quem ainda não entregou.
• O módulo DIFAL estima o DIFAL de entrada nas compras interestaduais de uso e consumo e de imobilizado, com detalhe por item. Entradas para comercialização ou industrialização ficam fora dessa estimativa.
• Em Livros, você gera os livros de entradas e de saídas por empresa, detalhados ou resumidos por CFOP, para imprimir ou baixar em CSV.
• O emissor de nota emite NFS-e no padrão nacional e NF-e, em produção, e a nota emitida entra na apuração sozinha.

Conteúdo informativo, atualizado na data de publicação. Normas tributárias mudam: confirme sempre na legislação vigente e com o contador responsável.