A manifestação do destinatário NF-e é o conjunto de eventos que a empresa compradora registra na SEFAZ para dizer o que aconteceu com uma nota emitida contra o seu CNPJ. São quatro eventos, previstos em Ajuste SINIEF, e cada um tem uma função diferente. Para o escritório contábil, dominar esses eventos significa receber o XML completo das compras, evitar notas indevidas na apuração e proteger o cliente contra o uso irregular do CNPJ.
O que é a manifestação do destinatário da NF-e
Quando um fornecedor emite uma NF-e para a empresa, a nota fica registrada no Ambiente Nacional. O destinatário, porém, não recebe de imediato o documento completo: a SEFAZ entrega primeiro apenas um resumo, com dados como emitente, valor e chave de acesso.
A manifestação é a resposta do destinatário a essa nota. Com ela, a empresa informa se tomou conhecimento, se a operação aconteceu, se não reconhece a nota ou se a operação foi desfeita. Os eventos são assinados com o certificado digital da empresa destinatária e ficam vinculados à nota.
Os 4 eventos da manifestação do destinatário NF-e
| Evento | O que informa | Tipo |
|---|---|---|
| Ciência da operação | A empresa tomou conhecimento da nota | Não conclusivo |
| Confirmação da operação | A operação aconteceu como descrita na nota | Conclusivo |
| Desconhecimento da operação | A empresa não reconhece a operação | Conclusivo |
| Operação não realizada | A operação foi cancelada ou a mercadoria devolvida ou não recebida | Conclusivo, com justificativa |
Ciência da operação
É o evento mais usado no dia a dia. Ele apenas informa que a empresa tomou conhecimento da nota, sem confirmar nem negar a operação. É o suficiente para liberar o download do XML completo. Por isso, costuma ser o primeiro passo no tratamento das notas de entrada.
Confirmação da operação
Declara que a operação ocorreu conforme a nota: a mercadoria foi recebida e os dados conferem. É o evento conclusivo natural para as compras regulares do cliente.
Desconhecimento da operação
Serve para a nota que a empresa não reconhece — por exemplo, uma NF-e emitida contra o CNPJ por um fornecedor com quem o cliente não negociou. Registrar o desconhecimento documenta que aquela operação não pertence à empresa. É uma proteção importante contra notas emitidas indevidamente.
Operação não realizada
Usado quando a operação existiu na negociação, mas não se concretizou: foi cancelada, a mercadoria foi devolvida ou não foi recebida. O evento exige uma justificativa de 15 a 255 caracteres. Escreva de forma objetiva, com o motivo real — ela fica registrada junto à nota.
Por que a ciência da operação libera o XML completo
Enquanto não há manifestação, a busca de documentos na SEFAZ devolve ao destinatário só o resumo da NF-e. Sem o XML completo, não há itens, NCM, CFOP, impostos destacados nem os demais dados de que o fechamento precisa.
A Ciência da operação resolve isso sem exigir decisão sobre a operação. Depois dela, a próxima consulta à SEFAZ traz o XML completo, que pode ser importado normalmente. A decisão conclusiva — confirmar, desconhecer ou registrar que a operação não foi realizada — pode vir depois, quando a empresa conferir o recebimento.
Rotina prática. Dê ciência nas notas pendentes logo após cada busca na SEFAZ. Assim, na busca seguinte, os XML completos já chegam, e a conferência das entradas não trava o fechamento.
Cuidados na manifestação do destinatário
- Não use o XML após desconhecimento ou operação não realizada. Se a empresa desconheceu a nota ou registrou que a operação não aconteceu, aquele documento não deve entrar na apuração, gerar crédito ou ser lançado como entrada.
- Atenção ao XML importado antes da manifestação. Se o XML completo já estava na base quando o evento negativo foi registrado, é preciso tirar o documento do fechamento. Revise as entradas da competência.
- Confira antes de enviar um evento conclusivo. Confirmação, desconhecimento e operação não realizada dizem algo definitivo sobre a operação. Faça a conferência com o cliente antes, principalmente nos casos negativos.
- Observe as regras do seu estado. Em algumas operações, a manifestação conclusiva pode ser obrigatória para o destinatário, com prazos definidos na legislação. Verifique o que se aplica aos seus clientes.
- Mantenha o certificado em dia. A busca na SEFAZ e o envio dos eventos dependem do certificado digital da empresa. Certificado vencido interrompe a rotina.
Como fazer a manifestação do destinatário em lote
Tratar nota por nota não escala quando o escritório atende muitas empresas com volume alto de compras. A forma eficiente é separar o trabalho em duas etapas:
- Ciência em lote para todas as notas que chegaram só como resumo. Não há compromisso com a operação e o XML completo é liberado.
- Tratamento individual das exceções: notas desconhecidas, devolvidas ou canceladas recebem o evento conclusivo adequado, com justificativa quando for o caso.
Com isso, a maior parte das notas segue o fluxo normal e a atenção do time fica concentrada nas poucas que realmente precisam de análise.
Como o ID Tributos ajuda na manifestação do destinatário NF-e
No módulo Importar XML, a busca de notas na SEFAZ usa o certificado A1 de cada empresa e guarda o ponto onde parou (NSU), sem perder notas nem buscar em duplicidade. O card Notas de entrada aguardando XML completo lista as notas que chegaram só como resumo. O botão Dar ciência nas pendentes envia a ciência em lote, e o botão Manifestar, na linha de cada nota, abre os 4 tipos de manifestação.
A situação de cada nota aparece por cor: pendente, ciência enviada, confirmação enviada, desconhecimento enviado ou operação não realizada. Quando o XML completo chega, a nota passa a “XML recebido”. Se o XML já tinha sido importado antes de um desconhecimento ou de uma operação não realizada, a tela exibe um aviso de Atenção na linha. O sistema não exclui nada automaticamente: a exclusão do documento, se necessária, é feita manualmente em Documentos.
A Auditoria também tem a checagem Notas de entrada (manifestação), que lista as notas ainda aguardando XML completo antes do fechamento.
Conteúdo informativo, atualizado na data de publicação. Normas tributárias mudam: confirme sempre na legislação vigente e com o contador responsável.