Por onde chega cada nota de saída no Simples Nacional
Não existe um botão que baixe todas as saídas de uma empresa. Cada documento tem a sua fonte oficial, e o sistema usa a fonte certa para cada um.
NFS-e pelo Portal Nacional
As NFS-e de serviço vêm do Ambiente de Dados Nacional, com o certificado A1 da empresa. A busca traz as notas prestadas e também as tomadas, em rotina automática diária. Veja NFS-e prestadas e tomadas.
NFC-e pela SEFAZ-SP
Para o varejo de São Paulo, as NFC-e emitidas pela própria empresa são capturadas no serviço da SEFAZ-SP, porque não chegam pela Distribuição DF-e. Detalhes em NFC-e pela SEFAZ-SP.
NF-e modelo 55 pelo autXML
Quando o XML da NF-e autoriza o CNPJ do escritório no campo autXML, a SEFAZ entrega a nota ao escritório e ela entra no robô diário. Veja NF-e pelo autXML do escritório.
Notas do emissor do ID Tributos
A nota emitida pelo emissor do próprio sistema tem o XML guardado sozinho e entra na apuração sem redigitar faturamento.
Qualquer nota por upload
Para o que não chega por nenhum robô, a importação de XML em lote aceita vários arquivos ou uma pasta inteira.
O detalhe da NF-e de saída que muda o fechamento
A SEFAZ não devolve ao emitente, pela Distribuição DF-e, a NF-e modelo 55 que ele mesmo emitiu. A consulta retorna a rejeição 641. Ou seja: só com o certificado da empresa, nenhum sistema baixa essas notas.
Os caminhos que funcionam
A NF-e de saída entra por autXML com o CNPJ do escritório (automático), por um cofre de XML integrado (hoje acionado manualmente, com uma planilha para o cliente conferir antes da importação), por importação de XML ou pelo emissor do próprio sistema.
Quando só existe o DANFE em papel
A tela de importação aceita o DANFE em PDF. A leitura se ancora na chave de acesso, e o valor total é sempre conferido por você antes de gravar. A nota entra marcada como transcrição de PDF, sem itens: vale para a receita do mês, mas não substitui o XML na guarda dos documentos.
Nota cancelada sai da receita
Os cancelamentos registrados na SEFAZ são aplicados às notas importadas, e a nota cancelada deixa de compor a receita do mês.
Como saber se faltou nota de saída
Receita a menos no DAS quase sempre é nota que não entrou. Dois controles apontam isso antes da transmissão.
Central de Notas
Em Documentos, a Central de Notas mostra, por tipo, quantas notas foram baixadas no mês, quantas de saída e de entrada, e uma estimativa do que falta.
Sequência de numeração
A auditoria procura buracos na numeração das notas de saída por série. Número faltando costuma ser nota que não foi importada.
A SEFAZ não devolve a NF-e emitida. Sem autXML, cofre de XML, emissor próprio ou upload, a NF-e de saída modelo 55 não entra. Combine o caminho com cada cliente de produto logo na implantação.
Resumo: como cada nota de saída entra no sistema
| Nota de saída | Como chega | Automático? |
|---|---|---|
| NFS-e (serviço) | Portal Nacional (ADN), com o certificado da empresa | Sim, rotina diária |
| NFC-e (SP) | Serviço da SEFAZ-SP | Sim, rotina diária |
| NF-e (modelo 55) | Distribuição DF-e, quando o autXML traz o CNPJ do escritório | Sim, rotina diária |
| NF-e (modelo 55) | Cofre de XML integrado, com planilha para o cliente conferir | Manual |
| Nota do emissor próprio | O emissor guarda o XML | Sim |
| Qualquer uma | Upload em Importar XML | Manual |
Como conferir as notas de saída do mês
- Na ficha de cada empresa, mantenha o certificado A1 ativo e marque se ela emite NFC-e.
- Oriente os clientes que emitem NF-e a incluir o CNPJ do escritório no autXML do emissor deles.
- Abra Documentos e confira a Central de Notas da empresa e da competência.
- Importe pelo upload o que não chegou pelos robôs.
- Rode a auditoria e confira a sequência de numeração antes de apurar.