A exclusão do Simples Nacional acontece por comunicação da própria empresa ou de ofício, quando a Receita Federal, o estado ou o município identificam uma causa, como débito sem exigibilidade suspensa, receita acima do limite ou atividade vedada. Na exclusão de ofício por débito, o primeiro passo do contador é regularizar a dívida dentro do prazo, porque isso mantém a empresa no regime. As regras estão na Resolução CGSN 140/2018, arts. 81 a 84.
Exclusão por comunicação e exclusão de ofício
A resolução separa dois caminhos, com prazos e efeitos diferentes.
Exclusão por comunicação
É a própria empresa que informa a saída, em aplicativo do Portal do Simples Nacional (art. 81). Ela pode ser:
- Por opção, a qualquer tempo. Pela redação atual, a comunicação feita em janeiro vale desde 1º de janeiro do mesmo ano; nos demais meses, a partir de 1º de janeiro do ano seguinte. A Resolução CGSN 190/2026 altera esse ponto a partir de 01/01/2027: a exclusão por opção passa a produzir efeitos sempre a partir de 1º de janeiro do ano seguinte.
- Obrigatória, quando a empresa passa a ter uma causa de saída, como excesso de receita, atividade vedada ou débito. Nesses casos há prazo para comunicar, em geral até o último dia útil do mês seguinte ao da ocorrência.
Algumas alterações no CNPJ já valem como comunicação obrigatória (art. 82): inclusão de atividade vedada, entrada de sócio pessoa jurídica ou domiciliado no exterior, mudança para sociedade anônima, cisão parcial e extinção.
Exclusão de ofício
É a exclusão promovida pelo fisco (art. 83). Podem excluir a Receita Federal, a secretaria estadual de fazenda e o município, este quando se trata de serviços de sua competência. Estado e município podem excluir por débito ou cadastro irregular mesmo sem estabelecimento no seu território.
Principais motivos de exclusão (débitos, excesso de receita, atividade vedada)
| Motivo | Efeito da exclusão |
|---|---|
| Débito com INSS ou Fazendas federal, estadual ou municipal, sem exigibilidade suspensa | A partir do ano-calendário seguinte ao da ciência do termo |
| Receita acima do limite em mais de 20% | A partir do mês seguinte ao do excesso |
| Receita acima do limite em até 20% | A partir do ano-calendário seguinte |
| Atividade ou situação vedada surgida depois da opção | A partir do mês seguinte ao da ocorrência |
| Vedação que já existia na data da opção | Desde a data da opção |
| Ausência ou irregularidade no cadastro fiscal | A partir do mês seguinte ao da ocorrência |
O limite de receita é de R$ 4,8 milhões no ano. O excesso sobre o sublimite de R$ 3,6 milhões não exclui a empresa do regime, mas tira ICMS e ISS do DAS; veja o guia de limite e sublimite.
Há ainda causas ligadas a infrações, como embaraço ou resistência à fiscalização, empresa constituída por interpostas pessoas, falta reiterada de emissão de documento fiscal e escrituração do Livro Caixa que não permite identificar a movimentação financeira. Nesses casos a exclusão vale desde o mês da infração e impede nova opção por 3 anos-calendário, prazo que sobe para 10 anos se houver fraude (art. 84, IV e § 2º).
Termo de exclusão: onde chega e qual o prazo
Na exclusão de ofício, o ente que iniciou o processo expede um termo de exclusão e dá ciência à empresa segundo a sua própria legislação, observado o Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional, o DTE-SN (art. 83, §§ 1º e 2º).
Como funciona a ciência pelo DTE-SN
O DTE-SN é a caixa de comunicações do Portal do Simples Nacional. Ao optar pelo regime, a empresa aceita esse canal (art. 122). As regras principais:
- a comunicação é considerada pessoal e dispensa publicação no Diário Oficial e envio pelo correio;
- a ciência acontece no dia em que a empresa consulta a mensagem, com certificado digital ou código de acesso;
- se ninguém consultar em até 45 dias da disponibilização, a ciência é considerada feita no fim desse prazo;
- em exclusão em lote, a postagem no DTE-SN dispensa assinatura individual dos documentos.
O DTE-SN não exclui outras formas de notificação previstas pelos entes federados. Por isso o escritório precisa olhar também os canais próprios de estado e município.
Prazo de defesa
O prazo para impugnar o termo é o da legislação do ente que iniciou o processo. Confira o prazo e o órgão indicados no próprio termo. Com impugnação no prazo, a exclusão só se torna efetiva se a decisão definitiva for desfavorável; sem impugnação, torna-se efetiva quando o prazo vence. Em qualquer caso, os efeitos dependem do registro da exclusão no Portal do Simples Nacional (art. 83, §§ 3º a 5º).
O relógio corre mesmo sem abrir a mensagem. Como a ciência é presumida depois de 45 dias, deixar de consultar o DTE-SN não suspende prazo nenhum: só encurta o tempo para reagir.
Efeitos da exclusão: a partir de quando e o que muda no regime
A partir da data de efeitos, a empresa excluída passa a seguir as regras das demais pessoas jurídicas (art. 84, § 3º). Na prática, isso significa:
- escolher entre Lucro Presumido e Lucro Real;
- recolher cada tributo em guia própria, com obrigações acessórias do regime geral;
- em exclusão com efeito retroativo, recalcular os tributos dos meses alcançados, com juros e eventual multa.
Por isso a data de efeitos é a primeira coisa a confirmar no termo. Uma exclusão que vale desde a opção tem impacto muito maior que outra que vale só no ano seguinte.
Como regularizar débitos e evitar a exclusão
A exclusão por débito é a mais comum e a mais evitável. O art. 84, § 1º, da Resolução CGSN 140/2018, na redação dada pela Resolução CGSN 183/2025, permite que a empresa continue no Simples se comprovar a regularização do débito, ou do cadastro fiscal, em até 90 dias contados da ciência da comunicação da exclusão.
- Identifique a origem de cada débito: federal, estadual ou municipal. Cada ente tem sua via de regularização.
- Escolha entre pagar e parcelar. O parcelamento suspende a exigibilidade depois de efetivado; o pedido é feito pelo contribuinte no e-CAC ou no portal do respectivo ente.
- Guarde a comprovação e apresente dentro do prazo, pelo canal indicado no termo.
- Acompanhe o parcelamento. A falta de 3 parcelas, consecutivas ou não, ou de 1 quando todas as demais estão pagas, é causa de rescisão, e o débito volta a contar.
Se a exclusão já aconteceu, a empresa pode voltar ao regime com nova opção, depois de resolver o motivo. Para 2027, esse período vai de 01/09/2026 a 15/10/2026, prazo prorrogado pela Resolução CGSN 194/2026; veja o guia da opção pelo Simples Nacional.
Monitorar a carteira: situação fiscal e caixa postal
O melhor momento para tratar uma exclusão é antes do termo. Um escritório com dezenas de clientes precisa de uma rotina que olhe débitos e mensagens de todos, não só de quem reclamou.
- Situação fiscal: débitos, pendências e omissões aparecem no relatório de situação fiscal do e-CAC muito antes de virar exclusão.
- Mensagens do fisco: intimações e avisos chegam pela caixa postal do e-CAC; o DTE-SN, no Portal do Simples Nacional, é outro canal e precisa ser consultado à parte.
- Receita perto do limite: acompanhe o RBT12 e a receita do ano contra R$ 4,8 milhões.
- Cadastro: CNAE novo, sócio novo ou mudança de natureza jurídica podem criar uma vedação sem ninguém perceber.
Como o ID Tributos ajuda a prevenir a exclusão do Simples Nacional
O relatório de situação fiscal reúne pendências, débitos e omissões que o governo aponta para o cliente num documento só, e guarda o PDF para consulta posterior. A Caixa Postal do e-CAC varre a carteira em busca de mensagens novas da caixa postal do e-CAC, sem abrir CNPJ por CNPJ; a abertura de uma intimação só acontece com clique do operador, porque pode ter efeito de ciência. O módulo não substitui a consulta ao DTE-SN no Portal do Simples Nacional.
O módulo de parcelamento do Simples Nacional mostra saldo, parcelas pagas e a guia do mês dos parcelamentos já existentes, com aviso de quantas parcelas faltam para rescindir. O pedido de parcelamento continua sendo feito pelo contribuinte no e-CAC. Na Auditoria, a checagem de situação cadastral confere se cada empresa está ativa e optante, e a de limite de faturamento alerta quando o RBT12 se aproxima do teto de R$ 4,8 milhões ou do sublimite de R$ 3,6 milhões.
Conteúdo informativo, atualizado na data de publicação. Normas tributárias mudam: confirme sempre na legislação vigente e com o contador responsável.