No ICMS-ST no Simples Nacional, a pergunta que decide tudo é se a empresa é substituta ou substituída. A substituída já recebeu a mercadoria com o ICMS retido e deve segregar a receita no PGDAS-D para não pagar o imposto de novo no DAS. A substituta paga no DAS só o ICMS da operação própria e recolhe o ICMS-ST retido em guia do estado, fora do Simples.
O que é substituição tributária do ICMS
O Manual do PGDAS-D define a substituição tributária como a atribuição da responsabilidade pelo pagamento do imposto a uma terceira pessoa que tenha relação com o fato gerador. No ICMS, isso costuma significar que um contribuinte do início da cadeia, como fabricante, importador ou distribuidor, recolhe antecipadamente o imposto das etapas seguintes.
Quem retém e recolhe é o substituto. Quem compra a mercadoria com o imposto já pago é o substituído. Para o substituído, a revenda não gera novo ICMS: o imposto daquela cadeia já foi recolhido.
A lista de mercadorias com ST depende da legislação de cada estado, de convênios e de protocolos. Para os optantes do Simples, a LC 123/2006, art. 13, § 1º, XIII, “a”, enumera os segmentos em que a substituição pode ser aplicada, como combustíveis, bebidas, autopeças, medicamentos, cosméticos, materiais de construção e eletrônicos, entre outros.
Substituto e substituído no Simples Nacional
A LC 123/2006 deixa o ICMS devido por substituição tributária fora do regime (art. 13, § 1º, XIII, “a”). Na prática, cada papel tem um tratamento:
| Papel da empresa do Simples | ICMS no DAS | ICMS-ST | CSOSN usual na venda |
|---|---|---|---|
| Substituto (retém o imposto das etapas seguintes) | Sim, sobre a operação própria | Recolhido em guia estadual, fora do Simples | 201, 202 ou 203 |
| Substituído (comprou com o imposto retido) | Não, a receita é segregada | Já pago pelo fornecedor | 500 |
Os códigos vêm da tabela de CSOSN do Ajuste SINIEF 03/2010:
- 201: tributada pelo Simples com permissão de crédito e com cobrança do ICMS por substituição tributária;
- 202: tributada pelo Simples sem permissão de crédito e com cobrança do ICMS por substituição tributária;
- 203: isenção do ICMS no Simples para faixa de receita bruta e com cobrança do ICMS por substituição tributária;
- 500: ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária (substituído) ou por antecipação.
A tabela completa, com os demais códigos, está no guia de CSOSN do Simples Nacional.
Como segregar a receita com ICMS-ST no PGDAS-D
A LC 123/2006, art. 18, § 4º-A, I, manda segregar as receitas em que o ICMS já foi recolhido por substituto tributário ou por antecipação com encerramento de tributação. O § 12 garante a redução correspondente no valor do Simples. No PGDAS-D, isso se faz na escolha da atividade.
Se o cliente é substituído
- Na atividade “Revenda de mercadorias, exceto para o exterior” (ou na venda de industrializados, se for o caso), escolha a opção “Com substituição tributária/tributação monofásica/antecipação com encerramento de tributação (o substituído tributário do ICMS deve utilizar essa opção)”.
- Marque ICMS – Substituição tributária entre as qualificações. Se a mesma receita também tem PIS e Cofins monofásicos, marque essas opções juntas.
- Se só parte da receita tem ST, use o botão “+” para subdividir o valor entre as parcelas com e sem cada qualificação.
Segundo o manual, o aplicativo retira essa receita da base do tributo substituído, mas ela continua na base dos demais tributos do Simples. IRPJ, CSLL, CPP e os demais seguem cobrados normalmente.
Se o cliente é substituto
O substituto optante declara a receita como “Sem substituição tributária/tributação monofásica/antecipação com encerramento de tributação (o substituto tributário do ICMS deve utilizar essa opção)”. O PGDAS-D calcula o ICMS da operação própria dentro do DAS. O ICMS-ST retido do cliente vai para o estado em guia específica, fora do Simples.
Onde nasce o pagamento em dobro. Substituído que declara a revenda como “sem substituição” paga no DAS um ICMS que o fornecedor já recolheu. O erro contrário também custa: segregar como ST uma venda em que o cliente é o substituto deixa de recolher o ICMS próprio, que depois pode ser cobrado com multa e juros.
Identificar produto com ST pelo NCM
A segregação começa no item. O ponto de partida é o NCM de cada produto, cruzado com a legislação de ST do estado. Algumas práticas ajudam:
- Olhe a nota de compra. No XML de entrada, a nota do fornecedor mostra se houve retenção e o valor do ICMS-ST. Uma nota com ST retido é o indício mais forte de que a revenda daquele item é de substituído.
- Não confie só no segmento. Nem todo produto de uma autopeças ou de uma farmácia tem ST, e a lista muda de estado para estado.
- Revise quando a lei muda. Estados incluem e retiram produtos da ST ao longo do tempo, e a lista segregada do cliente precisa acompanhar.
- Separe ST de monofásico. O PIS e a Cofins monofásicos seguem lei federal e têm lógica própria. Veja o guia de PIS e Cofins monofásico no Simples.
Em São Paulo, onde a ST alcança muitos segmentos, a conferência por NCM pesa ainda mais. Veja como o sistema atende escritórios do estado na página de ICMS-ST em São Paulo e no fechamento do Simples paulista.
ICMS-ST acima do sublimite
Quando a receita bruta acumulada passa do sublimite de R$ 3,6 milhões, o ICMS e o ISS deixam de ser recolhidos no DAS. Segundo o Manual do PGDAS-D, o próprio aplicativo identifica o excesso e informa a partir de quando. O ICMS passa a ser calculado pelas regras do estado e recolhido em guia própria; os tributos federais seguem no DAS. O impedimento vale no ano seguinte se o excesso for de até 20%, e a partir do mês seguinte se passar de 20%.
Na NF-e, a empresa passa a usar o CRT 2 (Simples Nacional, excesso de sublimite). Como o Ajuste SINIEF 03/2010 reserva o CSOSN para o CRT 1, as notas passam a usar o CST do ICMS. A partir daí, a segregação do ICMS-ST no PGDAS-D perde efeito para o ICMS, que já está fora da guia, e a ST passa a ser tratada na apuração estadual. Pela Resolução CGSN 190/2026, a partir de 2027 o sublimite passa a abranger também o IBS. Detalhes em limite e sublimite do Simples Nacional.
Como o ID Tributos ajuda a segregar o ICMS-ST
No menu Exceções NCM, você cadastra a segregação de ICMS-ST por NCM: informe o tipo ICMS-ST, o NCM completo ou só o prefixo e o escopo, global ou por empresa. Para os produtos enquadrados, o ICMS é zerado na repartição do DAS. Use o escopo por empresa quando o tratamento depende do cliente, por exemplo quando ele é substituto numa linha de produtos e o ICMS próprio não pode ser zerado.
Os itens chegam pela importação de XML, com o NCM de cada venda. No detalhe da apuração, o bloco Segregação de Receitas mostra a economia obtida com as exceções, ao lado da repartição por tributo. A tabela de NCM é mantida pela BNRT, com histórico de versões.
Conteúdo informativo, atualizado na data de publicação. Normas tributárias mudam: confirme sempre na legislação vigente e com o contador responsável.